Zwei Stunden. Schriftliche Klarheit.

Sie müssen keine perfekte Prozessdokumentation erstellen. Nützlicher sind echte Beispiele: eine typische Anfrage, ein geschwärztes Dokument, eine Tabelle mit Beispieldaten oder eine kurze Beschreibung, wer heute welchen Schritt übernimmt.

Besonders hilfreich sind Stellen, an denen Arbeit hängen bleibt. Das kann ein fehlender Anhang sein, eine doppelte Eingabe, eine unklare Zuständigkeit oder ein Vorgang, der immer wieder nachgefragt werden muss.

Wenn Sie mehrere Ideen haben, bringen Sie alle mit. Wir priorisieren im Gespräch. Meist zeigt sich schnell, welcher Ablauf genug Wiederholung, Datenzugang und Nutzen hat, um als erster Kandidat ernsthaft geprüft zu werden.

Sie können auch offene Fragen mitbringen. Zum Beispiel: Darf ein bestimmtes Dokument verarbeitet werden? Ist die Datenqualität ausreichend? Soll ein System nur intern vorbereiten oder später auch Kundenkommunikation anstoßen? Solche Fragen helfen, den Rahmen früh sauber zu ziehen.

Wenn ein Ablauf sensible Daten enthält, reicht eine Beschreibung zunächst aus. Wir brauchen im ersten Termin nicht jedes Originaldokument, sondern ein realistisches Bild von Struktur, Inhalt und gewünschter Verarbeitung.

Viele Automatisierungsideen scheitern nicht an Technik, sondern an unklaren Rollen. Im Termin fragen wir deshalb, wer einen Vorgang startet, wer ihn bearbeitet, wer fachlich entscheidet und wer später für den Betrieb verantwortlich ist.

Ein Beispiel: Eine Anfrage wird heute von der Assistenz gelesen, vom Vertrieb bewertet und von der Geschäftsführung freigegeben. Wenn diese Rollen nicht sauber getrennt sind, darf ein System nicht einfach alles übernehmen. Es kann aber vorqualifizieren, fehlende Angaben markieren und einen Entwurf vorbereiten.

Wir sprechen auch über Vertretung. Was passiert, wenn die zuständige Person im Urlaub ist? Gibt es eine zweite Freigabe? Wer darf eine Regel ändern? Solche Fragen wirken klein, entscheiden aber darüber, ob ein System später im Tagesgeschäft akzeptiert wird.

Nach der Bestandsaufnahme muss nicht sofort gebaut werden. Oft ist zuerst eine interne Entscheidung nötig: Ist der Ablauf wichtig genug? Gibt es eine verantwortliche Person? Sind Datenzugänge erreichbar? Darf mit den betroffenen Daten gearbeitet werden? Diese Punkte gehören in die schriftliche Einschätzung.

Wenn ein Projekt sinnvoll ist, grenzen wir es bewusst ein. Ein erster Schritt kann zum Beispiel nur die Sortierung eingehender Anfragen sein, nicht die komplette Bearbeitung. Oder ein System bereitet Dokumente vor, versendet aber nichts automatisch. Dadurch bleibt der Umfang prüfbar und der Festpreis belastbar.

Wenn kein Projekt sinnvoll ist, ist das ebenfalls ein Ergebnis. Vielleicht fehlt eine verlässliche Datenquelle, vielleicht ist der Prozess zu selten oder die Fehlerfolge zu hoch. Dann vermeiden Sie eine Umsetzung, die später mehr Aufwand erzeugt als sie spart.

Sinnvoll ist der Termin, wenn Sie wiederkehrende Arbeit sehen, aber noch nicht wissen, ob Automatisierung, KI oder ein Prozessumbau der richtige Weg ist. Typische Beispiele sind volle Postfächer, doppelte Datenerfassung, unübersichtliche Excel-Listen oder Dokumente, die immer wieder ähnlich geprüft werden.

Wenn Sie Tertia erst kennenlernen möchten, finden Sie auf der Startseite unser Grundangebot und den Weg zum Erstgespräch. Bei sensiblen Daten lohnt sich zusätzlich ein Blick auf DSGVO-konforme KI.