Häufige Fragen zu Automatisierung und KI.

Wir sprechen etwa zwei Stunden über Ihre Abläufe, Werkzeuge, Datenquellen und Engpässe. Danach halten wir schriftlich fest, welche Automatisierung realistisch ist und welche nicht.

Sie bekommen keine Tool-Demo, sondern eine konkrete Einschätzung zu Ihrem Alltag.

• Mehr zur Bestandsaufnahme

Den Preis der Bestandsaufnahme nennen wir vorab klar, bevor ein Termin verbindlich wird. Wichtig ist: Sie wissen vor der Analyse, was sie kostet und welches Ergebnis Sie bekommen.

Wenn danach ein Projekt sinnvoll ist, folgt ein separates Festpreis-Angebot.

• Ablauf der Bestandsaufnahme

Nein. Die Bestandsaufnahme ist bewusst von der Umsetzung getrennt.

Sie können mit unserer Einschätzung intern weiterarbeiten, andere Anbieter anfragen oder das Thema liegen lassen.

Dann sagen wir das klar. Nicht jeder Ablauf ist ein guter Kandidat für Automatisierung oder KI.

Manchmal ist eine kleine Prozessänderung sinnvoller als ein neues System. Auch diese Klarheit ist ein brauchbares Ergebnis.

• Typische Automatisierungsfelder

Wir kalkulieren nach Ergebnis, Umfang, Schnittstellen, Datenlage, Testaufwand und Übergabe. Der Festpreis entsteht erst nach der Bestandsaufnahme, nicht aus einer pauschalen Stundenliste.

Im Angebot steht, was gebaut wird, welche Annahmen gelten und was ausdrücklich nicht Teil des Projekts ist.

• Festpreis im Prozess

Wenn sich der vereinbarte Umfang nicht ändert, bleibt der vereinbarte Preis bestehen. Wenn neue Anforderungen dazukommen, sprechen wir darüber, bevor wir sie umsetzen.

Wir erweitern Projekte nicht still im Hintergrund und stellen danach eine Überraschung in Rechnung.

An Tertia zahlen Sie nach der Übergabe nichts automatisch weiter. Sie tragen nur die laufenden Kosten der eingesetzten Tools, Modelle oder Hosting-Umgebungen.

Diese Kosten nennen wir im Angebot so transparent wie möglich.

• Wo Systeme laufen können

Ja, je nach Lösung können Tool-Abos, API-Nutzung, Hosting oder Modellkosten entstehen. Das sind Kosten der technischen Umgebung, nicht automatisch ein Tertia-Retainer.

Wenn ein System ohne laufende externe Dienste gebaut werden kann, prüfen wir diese Variante mit.

Das hängt von Umfang, Datenlage und Anzahl der beteiligten Systeme ab. Kleine Automatisierungen können deutlich schneller gehen als ein KI-System mit mehreren Freigaben und Schnittstellen.

Im Angebot nennen wir einen realistischen Zeitplan statt ein fixes Standardversprechen.

• Prozessautomatisierung einordnen

Am Anfang brauchen wir Fachwissen aus Ihrem Team, Beispielvorgänge und klare Rückmeldungen. Danach arbeiten wir möglichst konzentriert und melden uns an definierten Prüfpunkten.

Sie müssen nicht jede technische Entscheidung begleiten, aber die fachlichen Regeln müssen stimmen.

Wir unterscheiden zwischen technischen Verzögerungen, fehlenden Zugängen und neuen Anforderungen. Wenn etwas den Zeitplan gefährdet, sagen wir es früh und benennen die Ursache.

Bei Abhängigkeiten von externen Tools oder internen Freigaben dokumentieren wir, was offen ist.

Ja, oft ist das sogar der bessere Weg. Ein klar abgegrenzter Ablauf zeigt schneller, ob Automatisierung im echten Betrieb trägt.

Danach können Erweiterungen auf einer besseren Grundlage entschieden werden.

• Geeignete Abläufe finden

Das entscheiden wir nach Aufgabe, Datenschutz, Kosten und Qualitätsbedarf. Manchmal ist ein großes Sprachmodell sinnvoll, manchmal reichen Regeln, Suche oder ein kleineres Modell.

Wir bauen kein Projekt um ein bestimmtes Modell herum, wenn der Ablauf etwas anderes braucht.

• Lösungen ansehen

Das hängt weniger vom Namen der Lösung ab als vom Arbeitsmoment. Ein Wissensassistent hilft bei verstreuten Dokumenten, Dokumentenverarbeitung bei wiederkehrenden Belegen, Telefondienst bei Anrufen und Prozess-Automatisierung bei Übergaben zwischen Tools.

Wenn Ihr Problem dazwischen liegt, starten Sie über individuelle Lösungen. Dort prüfen wir den Ablauf ohne fertige Schublade.

• Lösungsübersicht
• Individuelle Lösungen

Ein Wissensassistent beantwortet interne Fragen aus freigegebenen Dokumenten und zeigt Quellen an. Er ist sinnvoll, wenn Ihr Team regelmäßig dieselben Unterlagen sucht oder neue Mitarbeitende viel internes Wissen nachfragen.

Er sollte nicht frei raten. Wenn eine Quelle fehlt oder widersprüchlich ist, muss genau das sichtbar bleiben.

• Wissensassistent ansehen

Er lohnt sich, wenn viele Anrufe wiederkehrende Anliegen enthalten: Termine, Rückrufe, Statusfragen, fehlende Angaben oder einfache Vorqualifizierung.

Er ist nicht dafür da, sensible Entscheidungen zu treffen. Gute Telefonlösungen nehmen auf, fragen nach, fassen zusammen und eskalieren klare Fälle.

• Telefondienst ansehen

Das hängt von Ihrer Umgebung ab. Möglich sind bestehende Tools, Cloud-Dienste, europäische Hosting-Anbieter oder lokale Komponenten.

Wir erklären im Angebot, welche Variante wir vorschlagen und welche Verantwortung danach bei Ihnen liegt.

• Datenschutzrahmen ansehen

Einfache Regeln, Texte oder Listen können wir so bauen, dass Sie sie selbst pflegen können. Tiefe technische Änderungen sollten sauber getestet werden.

Bei der Übergabe erklären wir, was gefahrlos anpassbar ist und wo Vorsicht nötig ist.

Wir bauen nicht mit dem Ziel, Sie in Wartung zu halten. Trotzdem können Tools, Schnittstellen oder Modelle sich ändern.

Wenn Sie später Unterstützung brauchen, kann das als separate Erweiterung oder Fehleranalyse beauftragt werden.

Wir planen Systeme mit Blick auf Datensparsamkeit, Zugriffsschutz, Hosting, Protokollierung und klare Verantwortlichkeiten. Wir ersetzen aber keine juristische Beratung.

Wenn personenbezogene oder sensible Daten verarbeitet werden, sollte Ihr Datenschutzrahmen geprüft und freigegeben werden.

• DSGVO-konforme KI

Das legen wir vor der Umsetzung offen. Je nach Lösung können Daten in bestehenden Systemen bleiben, an APIs gesendet oder in einer Hosting-Umgebung verarbeitet werden.

Unser Ziel ist, Datenflüsse verständlich zu dokumentieren, bevor ein System produktiv genutzt wird.

Ja, wenn Qualität, Geschwindigkeit und Betriebskosten zur Aufgabe passen. Lokale Modelle können Datenschutzvorteile haben, sind aber nicht automatisch die beste Lösung.

Wir vergleichen lokale und externe Varianten anhand des konkreten Prozesses.

• Modellwahl verstehen

Wir berücksichtigen, dass KI-Systeme je nach Einsatz unterschiedlich bewertet werden können. Eine verbindliche rechtliche Einordnung leisten wir nicht.

Bei kritischen Einsatzbereichen empfehlen wir, Datenschutz und rechtliche Prüfung früh einzubinden.

Sie bekommen das gebaute System, eine verständliche Dokumentation, relevante Zugangsinformationen und Hinweise zum Betrieb. Dazu gehört auch, welche Annahmen und Grenzen das System hat.

Die Übergabe soll Ihr Team handlungsfähig machen, nicht nur den Projektabschluss markieren.

Ja, wenn das System von Ihrem Team bedient oder gepflegt werden soll. Die Schulung ist praktisch und orientiert sich an typischen Situationen aus Ihrem Alltag.

Wir erklären nicht jede technische Ebene, sondern das, was Sie für Nutzung und Pflege brauchen.

Nach der Übergabe sollten Sie die relevanten Zugänge besitzen. Wenn Tertia noch Zugriff braucht, wird das bewusst vereinbart und nicht still vorausgesetzt.

Zugänge, Rollen und Verantwortlichkeiten gehören zur Übergabe.

Ja, soweit das für das jeweilige System relevant ist und keine Drittanbieter-Regeln dagegen sprechen. Bei No-Code-Tools kann das Konfiguration statt klassischem Code sein.

Wichtig ist, dass Sie wissen, wo das System liegt und wie es grundsätzlich funktioniert.

Wenn ein Fehler aus unserer Umsetzung stammt und zeitnah nach der Übergabe auffällt, klären wir das fair. Wenn sich später externe Tools, Datenstrukturen oder Anforderungen ändern, ist das meist ein neuer Auftrag.

Wir dokumentieren deshalb, welche Teile besonders abhängig von Drittanbietern sind.

Unser Grundmodell ist kein Retainer. Wir bauen Festpreis-Projekte und übergeben sie.

Wenn ein System später regelmäßige Betreuung braucht, sprechen wir über eine passende Lösung. Das ist aber nicht der Standard.

Ja. Erweiterungen sind oft sinnvoll, wenn der erste Ablauf stabil läuft und neue Engpässe sichtbar werden.

Wir behandeln Erweiterungen wie eigene kleine Projekte mit klarem Umfang und Preis.

• Weitere Lösungen planen

Das ist nicht unser Ziel. Wir dokumentieren die Lösung und übergeben Zugänge so, dass Sie nicht für jede Kleinigkeit zu uns zurückmüssen.

Bei komplexen Änderungen kann Unterstützung trotzdem sinnvoll sein, aber sie soll bewusst beauftragt werden.