Anfragen vorsortieren und Rückfragen vorbereiten
Hypothetisch: Ein Betrieb bekommt täglich ähnliche Anfragen, aber mit wechselnden Anhängen und fehlenden Angaben.
LÖSUNG / INDIVIDUELL
Wenn Ihr Ablauf nicht in eine Schublade passt.
Manche Fälle lassen sich nicht sauber als Dokumente, Telefon, Wissen oder Prozess beschreiben. Dann starten wir beim konkreten Arbeitsalltag und schneiden die Lösung enger zu.
Passung
Geeignet für Mischfälle
Nicht jeder Engpass hat einen bekannten Namen. Entscheidend ist, ob er wiederkehrt, erklärbar ist und genug Zeit bindet.
Ein Vorgang kann aus E-Mail, Dokument, Rückfrage, Entscheidung und Ablage bestehen. Dafür braucht es keine große Plattform, sondern einen klaren Arbeitsschnitt.
Wir prüfen, welcher Teil häufig genug vorkommt, welche Daten vorhanden sind und wo die Lösung bewusst stoppen muss.
Beispiele
Wie ein Sonderfall klingen kann
Vorgänge aus mehreren Quellen zusammenführen
Hypothetisch: Ein Team muss Postfach, Tabelle und Fachsystem abgleichen, bevor Arbeit beginnen kann.
Interne Freigaben besser vorbereiten
Hypothetisch: Entscheidungen bleiben liegen, weil Vorinformationen fehlen oder uneinheitlich vorbereitet werden.
Ergebnis
Was Sie davon haben
Diese Aussagen sind absichtlich konkret. Sie sollen zeigen, woran ein Projekt im Alltag spürbar wird.
Hypothetisch: Ein Betrieb bekommt täglich ähnliche Anfragen, aber mit wechselnden Anhängen und fehlenden Angaben.
Hypothetisch: Ein Team muss Postfach, Tabelle und Fachsystem abgleichen, bevor Arbeit beginnen kann.
Hypothetisch: Entscheidungen bleiben liegen, weil Vorinformationen fehlen oder uneinheitlich vorbereitet werden.
Nicht die ganze Firma, sondern einen konkreten Ablauf mit klaren Eingängen.
Startpunkt
Wann Individuelle Lösung sinnvoll ist
Vor der Umsetzung muss klar sein, ob der Engpass häufig genug vorkommt und eng genug geschnitten werden kann.
Häufigkeit
Der Ablauf muss oft genug vorkommen.
Eine Lösung lohnt sich nicht, weil ein einzelner Vorgang einmal genervt hat. Sie lohnt sich, wenn derselbe Engpass jede Woche wiederkommt, Mitarbeitende unterbricht oder Arbeit verzögert, die eigentlich klar beschrieben werden kann. Genau diese Wiederholung suchen wir in der Bestandsaufnahme.
Eingang
Es braucht erkennbare Eingänge.
Gute Systeme beginnen mit einem klaren Startpunkt: Anruf, E-Mail, Dokument, Formular, Ordner, Tabelle oder Statuswechsel. Wenn der Start nicht sichtbar ist, bauen wir zuerst Ordnung in den Ablauf, bevor wir über Automatisierung sprechen.
Grenze
Der Stopp ist genauso wichtig wie der Start.
Ein belastbares System weiß, wann es nicht weitermachen darf. Fehlende Angaben, widersprüchliche Quellen, sensible Daten oder fachliche Entscheidungen müssen an Ihr Team gehen. Diese Grenze ist kein Nachteil, sondern der Grund, warum die Lösung im Alltag Vertrauen bekommt.
Sie haben mehrere kleine Reibungen statt eines großen Problems?
Wir suchen den ersten sauberen Schnitt.
Bestandsaufnahme ansehenTechnisch heißt das
Technisch nennt man das Embedding.
Für Sie heißt das: Die Lösung kann Inhalte vergleichbar machen, damit ähnliche Vorgänge, Texte oder Unterlagen besser gefunden und zugeordnet werden.
Vorgehen
Wie wir das angehen
Auch Sonderfälle brauchen einen engen ersten Schritt. Sonst wird aus einer guten Idee ein zu großes Projekt.
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Anfragen vorsortieren und Rückfragen vorbereiten
Hypothetisch: Ein Betrieb bekommt täglich ähnliche Anfragen, aber mit wechselnden Anhängen und fehlenden Angaben.
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Vorgänge aus mehreren Quellen zusammenführen
Hypothetisch: Ein Team muss Postfach, Tabelle und Fachsystem abgleichen, bevor Arbeit beginnen kann.
- 03
Interne Freigaben besser vorbereiten
Hypothetisch: Entscheidungen bleiben liegen, weil Vorinformationen fehlen oder uneinheitlich vorbereitet werden.
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Einen wiederkehrenden Vorgang wählen
Nicht die ganze Firma, sondern einen konkreten Ablauf mit klaren Eingängen.
Haltung
Manchmal ist Ablehnen die bessere Lösung
Dieser Teil unterscheidet die Lösung im Alltag stärker als die technische Bezeichnung.
Individuelle Lösung heißt nicht, dass wir alles bauen, was technisch möglich ist. Wenn der Pain zu klein ist, die Datenlage zu schlecht oder der Ablauf zu selten vorkommt, sagen wir das vor einem Projekt.
Das ist kein Umweg, sondern Teil der Arbeit. Ein kleines Unternehmen braucht keine zweite Baustelle, nur weil ein Problem interessant klingt. Die Lösung muss im Alltag spürbar entlasten und später ohne dauerhafte Betreuung verständlich bleiben.
Weitere Details lesen
Wenn der Fall passt, starten wir eng: ein Eingang, ein Ergebnis, eine Erfolgsmetrik. Daraus entsteht ein Pilot, der zeigt, ob der Sonderfall wirklich ein System verdient.
Typisch sind Fälle, in denen mehrere kleine Reibungen zusammenkommen. Ein Anruf löst eine E-Mail aus, daran hängen Fotos, daraus entsteht ein Angebot, später kommt eine Rückfrage und am Ende fehlt die Ablage. Für sich allein ist jeder Schritt klein. Zusammen kostet der Ablauf jede Woche Zeit.
Wir suchen dann nicht nach dem größten technischen Hebel, sondern nach dem ersten sauberen Schnitt. Wo beginnt der Vorgang? Welche Information entscheidet über den nächsten Schritt? Wann muss ein Mensch freigeben? Diese Fragen machen einen Sonderfall baubar.
Wenn keine klare Linie sichtbar wird, bleibt es beim Erstgespräch oder bei einer sehr kleinen Bestandsaufnahme. Das ist besser, als ein Projekt zu starten, das erst während der Umsetzung seine eigentliche Form sucht.
Branchen
Für welche Branchen besonders relevant
Der Branchenblock soll Orientierung geben, nicht künstlich einschränken. Entscheidend bleibt der konkrete Ablauf.
Hausverwaltung
Viele Sonderfälle entstehen, weil Objekt, Bewohner, Dienstleister und Eigentümer in einem Vorgang zusammenkommen.
HandwerkHandwerksbetriebe haben oft Mischprozesse aus Telefon, Fotos, Angebot, Termin und Rückfrage.
MaklerMaklerfälle unterscheiden sich stark nach Objekt, Interessent, Dokumentenlage und Kommunikationskanal.
Andere BranchenFür alles, was nicht sauber benannt ist: Wir prüfen den Ablauf, nicht das Branchenetikett.
Sie wissen nur, was nicht mehr so weiterlaufen soll?
Das reicht für ein erstes Gespräch.
Erstgespräch anfragenGrenzen
Was wir nicht machen
Keine fertige Plattform zur Miete.
Keine Umsetzung ohne klare Daten- und Freigaberegeln.
Keine Entscheidung an kritischen Stellen ohne Ihr Team.
Projekt
So läuft ein Projekt ab
Die vollständige Erklärung steht auf der Vorgehen-Seite. Hier geht es nur um den Ausschnitt, der für diese Lösung wichtig ist.
Bestandsaufnahme
Wir prüfen Eingang, Datenquellen, Zuständigkeit, Ausnahmen, Datenschutz und Übergabe an einem konkreten Ablauf.
Umfang festlegen
Wenn der Ablauf geeignet ist, grenzen wir Ergebnis, Annahmen und Freigaben so ein, dass ein Festpreis möglich wird.
Umsetzen und prüfen
Wir bauen die Lösung mit echten Beispielen, klaren Stopps und nachvollziehbaren Prüfstellen.
Übergeben
Ihr Team bekommt Zugang, Dokumentation und eine verständliche Erklärung für Betrieb und Pflege.
Kosten des Wartens
Was passiert, wenn nichts passiert
Nicht jeder Engpass muss sofort automatisiert werden. Aber wiederkehrende Reibung bleibt selten neutral.
Der Aufwand verschwindet nicht. Er verteilt sich nur.
Wenn derselbe Ablauf jede Woche liegen bleibt, wird der Umweg irgendwann eingeplant. Neue Mitarbeitende lernen dann nicht den besten Prozess, sondern die gewachsene Notlösung.
Die Kosten entstehen selten spektakulär. Sie liegen in unterbrochener Arbeit, späteren Rückfragen, uneinheitlicher Ablage und doppelter Erfassung.
Eine gute Lösung muss nicht alles verändern. Sie muss den wiederkehrenden Engpass so weit reduzieren, dass Ihr Team den Unterschied im Alltag merkt.
Für die erste Einschätzung brauchen wir keine perfekte Prozessgrafik, sondern Beispiele, Ausnahmen und die Stelle, an der heute jemand manuell nacharbeitet.
Soll aus einem Sonderfall kein Dauerprojekt werden?
Wir sagen auch ab, wenn es nicht trägt.
Sonderfall einordnenFAQ
Häufige Fragen
01 Wann ist eine individuelle Lösung sinnvoll?
Wenn ein wiederkehrender Ablauf genug Zeit kostet, aber nicht sauber in eine der anderen Kategorien passt. Entscheidend sind Häufigkeit, klare Eingänge und prüfbare Grenzen.
02 Startet Tertia mit einem fertigen Paket?
Nein. Wir starten mit dem konkreten Vorgang. Nach der Bestandsaufnahme kann ein Festpreis-Projekt entstehen, wenn Umfang und Risiken klar genug sind.
03 Kann eine Lösung mehrere Arbeitsschritte verbinden?
Ja, solange die Übergaben klar sind. Wir vermeiden zu große erste Schritte und bauen lieber einen begrenzten Ablauf sauber.
04 Was passiert, wenn der Ablauf noch unklar ist?
Dann ist die erste Aufgabe nicht Umsetzung, sondern Klärung. Wenn die Grundlage nicht reicht, sagen wir das und schneiden den Fall kleiner.
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