Tertia in Berlin.

Tertia baut Automatisierung und passende Lösungen für Unternehmen, die keine große IT-Abteilung haben, aber trotzdem zuverlässige digitale Abläufe brauchen. Unser Fokus liegt auf konkreten Prozessen: Anfragen sortieren, Daten übertragen, Dokumente vorbereiten, Rückfragen bündeln und Arbeit zwischen Tools sauber übergeben.

Für Berliner KMU ist das oft weniger eine Frage der Vision als eine Frage der Woche. Eine Hausverwaltung verliert Zeit in Postfächern. Eine Kanzlei sortiert Mandantenfragen manuell. Ein Handwerksbetrieb schreibt ähnliche Angebote mehrfach neu. Eine Logistikfirma sucht Statusinformationen in E-Mails, Tabellen und Portalen.

Wir starten nicht mit einer fertigen Plattform. Wir starten mit Ihrer Arbeitsweise. In der Bestandsaufnahme klären wir, wo Arbeit heute hängt, welche Systeme beteiligt sind und welcher Teil zuverlässig automatisiert werden kann.

In Berlin sehen wir oft Unternehmen, die digital arbeiten, aber keine saubere Verbindung zwischen ihren Werkzeugen haben. Ein Team nutzt ein Fachsystem, ein anderes pflegt Tabellen, Rückfragen laufen per E-Mail und einzelne Entscheidungen landen in Chats. Das funktioniert eine Zeit lang, wird aber teuer, sobald mehr Fälle gleichzeitig laufen.

Gute Kandidaten sind Abläufe mit wiederkehrendem Eingang. Dazu gehören neue Anfragen, Schadenmeldungen, Angebotswünsche, Terminänderungen, Dokumenteneingänge oder interne Freigaben. Wenn ein Team jeden Tag ähnliche Informationen prüft, kopiert oder sortiert, kann ein System den ersten Teil vorbereiten.

Wir achten darauf, dass der Ablauf erklärbar bleibt. Ein KI-System darf nicht still entscheiden, ob ein Vorgang wichtig ist, ohne dass Regeln und Freigaben sichtbar sind. Es kann aber Zusammenfassungen erstellen, fehlende Angaben markieren, Vorschläge vorbereiten und Zuständigkeiten auslösen.

Besonders wichtig ist die Datenlage. Wenn Beispiele fehlen oder Ausnahmen nicht bekannt sind, starten wir kleiner. Erst wird ein Eingang strukturiert. Danach kann eine Übergabe, Dokumentenvorbereitung oder Statusmeldung folgen.

Berliner KMU arbeiten häufig mit sensiblen Daten, auch wenn sie sich selbst nicht als datenintensive Organisation sehen. Hausverwaltungen verarbeiten Mieterdaten, Kanzleien Mandantendaten, Praxen Patientendaten und Dienstleister interne Kundenvorgänge. Deshalb klären wir früh, welche Informationen ein System wirklich braucht.

Bei der technischen Planung unterscheiden wir zwischen Daten, die nur für Tests nötig sind, Daten, die im laufenden Betrieb verarbeitet werden, und Daten, die gar nicht in ein KI-System gehören. Wenn möglich, arbeiten wir mit anonymisierten Beispielen oder reduzieren Eingaben vor der Verarbeitung.

Hosting ist dabei nur ein Teil der Entscheidung. Wir prüfen auch Anbieterrollen, Auftragsverarbeitung, Speicherorte, Zugriffskonzepte und Protokolle. Ein System kann in Deutschland gehostet sein und trotzdem zu viele Inhalte speichern. Umgekehrt kann ein reduzierter Datenfluss manchmal wichtiger sein als ein einzelnes Hosting-Label.

Für produktive Systeme dokumentieren wir, welche Dienste beteiligt sind, wer Zugriff hat und wo Freigaben notwendig bleiben. Diese Punkte gehören in die Übergabe, damit Ihr Team später nicht raten muss, warum eine Grenze gesetzt wurde.