Bestandsaufnahme
Zwei Stunden mit echten Beispielen aus Ihrem Alltag. Wir sprechen über Postfächer, Dokumente, Tabellen, Fachsoftware, Verantwortlichkeiten und Stellen, an denen Arbeit heute hängen bleibt.
VORGEHEN
Erst verstehen, dann bauen.
Wir starten nicht mit einem Tool. Wir starten mit Ihrem Alltag, einem abgegrenzten Festpreis und einer Übergabe, die Ihr Team wirklich nutzen kann.
Start
Warum wir vor dem Angebot hinsehen
Ein KI- oder Automatisierungsprojekt scheitert selten an einer einzelnen technischen Entscheidung. Es scheitert eher an unklaren Abläufen.
Viele Unternehmen kommen mit einer Idee zu uns: ein Assistent, ein automatisiertes Postfach, ein besserer Dokumentenfluss oder ein System, das zwei vorhandene Werkzeuge verbindet. Diese Idee ist ein guter Einstieg, aber noch kein Projektumfang.
Deshalb beginnt Tertia mit der Bestandsaufnahme. Wir sehen uns an, wo Arbeit startet, welche Daten wirklich gebraucht werden, wer heute entscheidet und welche Ausnahmen regelmäßig auftreten. Erst daraus entsteht ein Vorschlag, der sich sauber bepreisen und später übergeben lässt.
Das klingt langsamer als ein schneller Tool-Vorschlag. In der Praxis spart es Zeit. Wenn ein Ablauf vor dem Bau klar ist, werden Schnittstellen, Datenschutz, Freigaben und Fehlerfälle nicht erst entdeckt, wenn das System schon halb fertig ist.
Ablauf
Die vier Schritte
Festpreis
Wenn ein Projekt sinnvoll ist, erhalten Sie ein schriftliches Angebot. Darin stehen Ergebnis, Umfang, Annahmen, Schnittstellen, Grenzen und Übergabe. Ohne nachträgliche Überraschung aus einem unklaren Stundenkonto.
Umsetzung
Wir bauen das System, testen mit Beispieldaten und holen Ihr Team an fachlichen Prüfpunkten dazu. Technische Arbeit bleibt bei uns, aber Regeln und Freigaben müssen aus Ihrem Betrieb kommen.
Übergabe
Am Ende bekommen Sie Zugang, Dokumentation und eine Erklärung für den Alltag. Ziel ist, dass Sie wissen, was das System tut, wo seine Grenzen liegen und wie es gepflegt wird.
Sie möchten den Ablauf nicht erst intern fertig beschreiben?
Wir finden den ersten sauberen Schnitt.
Erstgespräch anfragenGrenzen
Was wir früh klären
Gerade die unbequemen Punkte entscheiden, ob ein System später ruhig läuft.
Datenlage
Welche Quelle gilt? Sind Stammdaten verlässlich? Gibt es echte Beispiele für gute und schlechte Fälle? Ohne diese Fragen wird aus Automatisierung schnell Rätselraten.
Verantwortung
Welche Entscheidung darf ein System vorbereiten, und welche muss ein Mensch treffen? Wir bauen Freigaben ein, statt Verantwortung im Hintergrund zu verstecken.
Betrieb
Wo läuft das System, wer bekommt Fehlermeldungen und was passiert, wenn eine Schnittstelle nicht reagiert? Betrieb ist Teil des Projekts, nicht ein Nachsatz.
Vorbereitung
Was Sie vorab sammeln können
Für ein gutes Erstgespräch brauchen Sie keine perfekte Dokumentation. Echte Beispiele sind nützlicher.
Drei typische Vorgänge
Bringen Sie Beispiele mit, die häufig vorkommen: eine Anfrage, ein Dokument, eine Telefonnotiz, eine Tabelle oder eine interne Übergabe. Wir sehen daran schneller, wo der Ablauf wirklich startet.
Einen schlechten Fall
Besonders hilfreich ist ein Vorgang, der nicht gut lief. Fehlende Angaben, falsche Zuständigkeit, späte Rückfrage oder doppelte Erfassung zeigen, welche Stopps eine Lösung später braucht.
Die beteiligten Werkzeuge
Eine grobe Liste reicht: Postfach, Kalender, CRM, ERP, Fachsoftware, Ordner, Tabelle oder Portal. Wir prüfen danach, ob eine direkte Verbindung, ein Export oder eine einfache Zwischenlösung realistischer ist.
Nach dem Projekt
Was nach der Übergabe klar sein muss
Eine Übergabe ist für uns kein kurzer Termin am Ende. Sie entscheidet, ob die Lösung im Alltag genutzt wird. Deshalb dokumentieren wir, welche Regeln gelten, welche Datenquellen eingebunden sind und welche Fälle bewusst nicht automatisch weiterlaufen.
Ihr Team muss nicht jede technische Ebene verstehen. Es muss aber wissen, wie ein Vorgang aussieht, wenn alles normal läuft, wie ein Fehler gemeldet wird und welche Inhalte später selbst gepflegt werden können.
Wenn sich nach einigen Wochen zeigt, dass ein weiterer Abschnitt sinnvoll ist, behandeln wir ihn als eigene Erweiterung. Das erste Projekt bleibt dadurch eng, prüfbar und sauber abgeschlossen.
Absage
Wann wir eher abraten
Ein klarer Projektweg bedeutet auch, manche Projekte nicht zu starten.
Wir raten ab, wenn der Ablauf nur selten vorkommt, wenn die Datenlage zu ungeordnet ist oder wenn die Verantwortung im Unternehmen noch nicht geklärt ist. Ein System kann fehlende Entscheidungen nicht ersetzen.
Wir raten auch ab, wenn ein vorhandenes Werkzeug das Problem bereits ausreichend löst und nur nicht konsequent genutzt wird. Dann ist vielleicht eine interne Regel oder bessere Schulung sinnvoller als ein neues Projekt.
Diese Absage ist kein Scheitern. Sie spart Zeit und verhindert ein System, das später niemand pflegt. Wenn der Ablauf stabiler wird, kann man ihn erneut prüfen.
Sie wollen wissen, ob wir bei Ihrem Ablauf eher bauen oder abraten würden?
Genau diese Einschätzung gehört ins Erstgespräch.
Ablauf prüfen lassenSie haben einen konkreten Engpass, aber noch keinen sauberen Projektumfang?
Danach ist der Umfang schriftlich greifbar.
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