Eingang
Eingänge sortieren
E-Mails, Formulare, Portalnachrichten oder Anrufe werden nach Anliegen, Dringlichkeit und Zuständigkeit eingeordnet.
Automatisierung beginnt beim Ablauf.
Automatisierung beginnt nicht bei einem Tool, sondern bei einem wiederkehrenden Ablauf. Tertia strukturiert Arbeitsschritte, bereitet sie vor und übergibt sie dort, wo Verantwortung klar bleibt.
Sie haben einen konkreten Ablauf, der sich wiederholt?
Ein echter Vorgang reicht als Startpunkt.
Ablauf prüfen lassenGrundverständnis
Was wir automatisieren
Wir automatisieren nicht Verantwortung. Wir ordnen wiederkehrende Arbeit so, dass Ihr Team weniger suchen, kopieren und nachhalten muss.
Daten
Daten übertragen
Wiederkehrende Angaben werden aus einer Quelle in die nächste Arbeitsliste, Ablage oder Fachsoftware vorbereitet.
Dokumente
Dokumente vorbereiten
Schreiben, Zusammenfassungen, Angebote oder Belege entstehen als prüfbarer Entwurf mit sichtbaren Quellen.
Takt
Status und Erinnerungen anstoßen
Offene Punkte, Fristen und fehlende Angaben werden sichtbar, bevor ein Vorgang liegen bleibt.
Rückfrage
Rückfragen vorbereiten
Das System sammelt fehlende Angaben und formuliert, was Ihr Team klären oder freigeben muss.
Übergabe
Übergaben strukturieren
Ein Vorgang wechselt mit klaren Angaben, Grenzen und nächstem Schritt von einer Person oder Software zur anderen.
Wissen
Wissen auffindbar machen
Interne Regeln, Vorlagen und Quellen werden so verbunden, dass Mitarbeitende schneller zur belastbaren Antwort kommen.
Kandidaten
Woran Sie einen guten Kandidaten erkennen
Gute Kandidaten sind selten spektakulär. Sie kommen oft, sehen ähnlich aus und brauchen an denselben Stellen dieselbe Vorbereitung.
- Der Vorgang kommt regelmäßig vor.
- Die Eingänge sind ähnlich.
- Datenquellen sind erkennbar.
- Entscheidungen folgen wiederkehrenden Regeln.
- Ausnahmen können gestoppt oder markiert werden.
- Ein Mensch bleibt für Freigaben zuständig.
Prüffrage
Kann ein Mensch den Ablauf in wenigen echten Beispielen zeigen?
Wenn ja, lässt sich meist schnell erkennen, welcher Teil vorbereitet werden kann und wo ein Stopp nötig bleibt.
Arbeitsmomente
Beispiele nach Arbeitsmoment
Automatisierung wird greifbar, wenn der Moment im Alltag klar ist.
- 01
E-Mail kommt rein
Das Anliegen wird eingeordnet, die passende Zuständigkeit vorbereitet und ein unklarer Fall markiert.
- 02
Dokument kommt rein
Angaben werden erkannt, fehlende Felder sichtbar gemacht und der nächste Bearbeitungsschritt vorbereitet.
- 03
Kunde fragt nach Status
Die Antwortgrundlage wird aus vorhandenen Quellen gesammelt, bevor jemand verbindlich antwortet.
- 04
Team sucht Regel
Die passende Quelle wird gefunden und mit Kontext angezeigt, statt Wissen aus Zuruf zu rekonstruieren.
- 05
Bericht wird fällig
Daten werden gesammelt, Lücken markiert und ein Entwurf für die fachliche Prüfung vorbereitet.
Grenzen
Wann Automatisierung nicht der richtige Start ist
Manchmal ist Prozessklärung zuerst sinnvoller als Technik. Diese Grenze spart Budget und verhindert Scheinlösungen.
Nicht starten
Wenn der Engpass nicht wiederkehrend oder nicht abgrenzbar ist, bauen wir nicht sofort.
- Der Ablauf kommt zu selten vor.
- Daten sind unzuverlässig oder nicht verfügbar.
- Verantwortung lässt sich nicht sauber abgrenzen.
- Die gewünschte Lösung wäre teurer als der Engpass.
- Zuerst müsste der Ablauf organisatorisch vereinfacht werden.
Das ist kein Gegenargument gegen Automatisierung. Es ist die Reihenfolge: erst Ablauf vereinfachen, dann technische Vorarbeit sauber begrenzen.
Wenn Datenschutz der begrenzende Faktor ist, gehört der Rahmen auf die Seite DSGVO-konforme KI. Wenn der Projektweg unklar ist, erklärt Vorgehen den Ablauf von Bestandsaufnahme bis Übergabe.
Lösungen
Passende Lösungen
Diese Seite ordnet das Grundverständnis. Konkrete Projektformen liegen auf den Lösungsseiten.
Zeigen Sie uns einen echten Ablauf.
Wir prüfen, ob Automatisierung dort sinnvoll ist.
Bestandsaufnahme startenFAQ
Kurze Fragen zur Automatisierung
01 Ist Automatisierung bei Tertia Vollautomatisierung?
Nein. Wir trennen Vorarbeit von Verantwortung. Systeme sollen wiederkehrende Schritte ordnen, vorbereiten und übergeben. Kritische Freigaben bleiben bei Menschen.
02 Brauchen wir zuerst ein bestimmtes Tool?
Nein. Der Startpunkt ist ein wiederkehrender Ablauf. Erst danach klären wir, ob vorhandene Software reicht oder ob eine neue Verbindung sinnvoll ist.
03 Woran erkennen wir einen geeigneten Ablauf?
Geeignet sind Abläufe, die regelmäßig vorkommen, ähnliche Eingänge haben, erkennbare Datenquellen nutzen und klare Stopps für Ausnahmen erlauben.
04 Was passiert mit unklaren Fällen?
Unklare Fälle sollen nicht still weiterlaufen. Sie werden markiert, gestoppt oder zur Freigabe an eine verantwortliche Person übergeben.
05 Was ist der beste nächste Schritt?
Zeigen Sie uns einen echten Ablauf. In der Bestandsaufnahme prüfen wir, ob Automatisierung dort sinnvoll, begrenzbar und wirtschaftlich ist.
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