Posteingang braucht Aktenbezug
Neue Mails und Anhänge müssen Akten, Fristen und Zuständigkeit zugeordnet werden.
Automatisierung für Anwaltskanzleien.
Wir bauen Kanzleisysteme, die Aktenarbeit, E-Mail-Zuordnung und Recherchevorbereitung entlasten, ohne anwaltliche Bewertung an ein Tool auszulagern.
Lösungen
Typische Lösungen für Anwaltskanzleien
In Anwaltskanzleien zählt, ob Aktenbezug, Unterlagen und nächster Schritt klar sind. Aus E-Mail, Dokument und Fristsignal wird ein prüfbarer Aktenvorgang.
01
Wissensassistent
Vorlagen, Aktenwissen und interne Standards werden auffindbar, ohne Quellen zu verdecken.
02Recherche-Assistent
Wiederkehrende Recherche wird vorbereitet, die rechtliche Einordnung bleibt bei der Kanzlei.
03Dokumentenverarbeitung
Anlagen, Nachweise und Unterlagen werden geordnet, ohne juristische Prüfung zu ersetzen.
04E-Mail-Vorsortierung
Posteingang wird nach Aktenbezug, Rückfragebedarf und Zuständigkeit vorbereitet.
Alltag
Wo in Anwaltskanzleien Zeit verloren geht
Zeit geht verloren, wenn Posteingang, Akte und Frist getrennt geprüft werden. Nützlich wird Automatisierung, wenn Unterlagenlücken sichtbar werden, bevor fachliche Arbeit beginnt.
Unterlagen kommen unsortiert
Mandanten senden Dateien in mehreren Nachrichten, ohne klare Reihenfolge.
Sachstände entstehen erneut
Für Besprechungen werden Nachrichten und Dokumente wiederholt zusammengefasst.
Rückfragen werden neu formuliert
Fehlende Angaben oder Unterlagen erzeugen ähnliche Mandantenmails.
Beispiel
So könnte ein konkreter Ablauf aussehen
Tertia macht aus E-Mail, Aktenbezug und Unterlagen eine sachliche Übergabe. Rechtliche Bewertung bleibt in der Kanzlei.
-
AUSGANGSLAGE
Ein Mandant sendet mehrere Dokumente und E-Mails. Aktenbezug und fehlende Angaben sind nicht sofort klar.
-
MIT TERTIA
Das System gruppiert Unterlagen, markiert Lücken und bereitet eine Zusammenfassung mit Quellenhinweisen vor.
-
ERGEBNIS
Die Kanzlei erhält einen prüfbaren Überblick statt verstreuter Nachrichten und Dateinamen.
-
GRENZE
Juristische Einordnung, Fristenverantwortung und Außenkommunikation bleiben bei der Kanzlei.
Systeme
Was wir konkret bauen
Wir bauen Vorarbeit, nicht Rechtsberatung: Unterlagen, Lücken und Übergaben werden vorbereitet; rechtliche Bewertung bleibt bei der Kanzlei.
Posteingang und Aktenbezug
Welche Mails, Aktenzeichen, Fristsignale und Zuständigkeiten zusammengehören.
Dokumentarten, Anlagen und Rückfragen
Welche Anlagen, Nachweise oder Mandantenangaben vor der Bearbeitung fehlen.
Vertraulichkeit, Freigabe und Übergabe
Wann Sekretariat, Sachbearbeitung oder Anwältinnen und Anwälte prüfen und freigeben.
Mandatsvorlagen, Tests und Pflege
Welche organisatorischen Entwürfe erlaubt sind, wie echte Aktenfälle getestet werden und wer Regeln pflegt.
Startklarheit
Was vor dem Start klar sein muss
Vor dem Start zählen wenige Entscheidungen: welche Quellen gelten, wer rechtlich prüft und welche Nachricht nie automatisch rausgeht.
Eingänge und Datenquellen
Welche Anfragen, Dokumente, Systeme und Kommunikationswege sind relevant?
Ausnahmen und Freigabe
Wer prüft sensible, teure, dringende oder fachlich unsichere Fälle?
Vorbereitung und Entscheidung
Wo endet organisatorische Vorbereitung und wo beginnt fachliche Verantwortung?
Pflege und Verantwortung
Wer aktualisiert Regeln, Vorlagen, Zugänge und Zuständigkeiten nach dem Start?
Vorgehen
So läuft die Bestandsaufnahme ab
Ein echter Aktenvorgang reicht: Wir prüfen, ob aus Posteingang, fehlender Anlage oder Aktenzuordnung ein klarer nächster Schritt wird.
- I
Echter Ablauf
Die Kanzlei zeigt einen realen Ablauf, etwa Posteingang, fehlende Anlage oder Aktenzuordnung.
- II
Ablauf und Grenzen prüfen
Wir prüfen Eingänge, Daten, Wiederholung, Ausnahmen und menschliche Freigaben.
- III
Klare Einschätzung
Die Kanzlei erhält eine Empfehlung: bauen, vereinfachen oder besser nicht automatisieren.
- IV
Kleiner Projektschnitt
Nur wenn der Ablauf geeignet ist, folgt ein klar abgegrenztes Festpreisprojekt.
Ein guter Start ist kein Legal-Tech-Großprojekt, sondern ein Aktenvorgang, der jeden Tag Vorarbeit auslöst.
Welcher Aktenvorgang soll zuerst geprüft werden?
Kanzleiablauf prüfenFAQ
Häufige Fragen: Anwaltskanzleien
01 Welche Kanzleiaufgaben eignen sich als erster Start?
E-Mail-Zuordnung, Dokumentensortierung, Sachstandszusammenfassungen und Rückfragen zu fehlenden Unterlagen sind häufig geeignet.
02 Kann Tertia juristische Recherche vorbereiten?
Es kann Recherche vorbereiten, Material ordnen und Fragen strukturieren. Bewertung, Zitierprüfung und rechtliche Aussage bleiben anwaltliche Arbeit.
03 Kann ein System Mandantenmails beantworten?
Organisatorische Entwürfe sind möglich. Rechtliche Aussagen oder Versand ohne Freigabe werden nicht automatisiert.
04 Wie bleibt Vertraulichkeit gewahrt?
Wir prüfen Datenarten, Anbieter, Hosting, Zugriff und Protokollierung, bevor sensible Mandatsdaten in einen Ablauf gehen.
Weiterlesen