Anmeldung wird ständig unterbrochen
Telefon, E-Mail und Formulare verlangen gleichzeitig Aufmerksamkeit.
Automatisierung für Arztpraxen.
Wir bauen Systeme, die organisatorische Praxisarbeit strukturieren: Anfragen, Unterlagen, Erinnerungen und interne Übergaben. Medizinische Entscheidungen bleiben bei Ihrem Team.
Lösungen
Typische Lösungen für Arztpraxen
Lösungen passen, wenn sie den Praxisalltag ordnen: Aus Telefon, Formular und Unterlagen wird ein klarer nächster Schritt für das Team.
01
Telefondienst
Wiederkehrende Anrufe, Terminwünsche und Rückrufbitten werden mit den nötigen Angaben übergeben.
02Website-Assistent
Organisatorische Fragen zu Öffnungszeiten, Vorbereitung, Unterlagen und Kontaktwegen werden beantwortet.
03Dokumentenverarbeitung
Formulare, Überweisungen, Befunde und Anhänge werden eingeordnet und für die Bearbeitung vorbereitet.
04Prozess-Automatisierung
Übergaben zwischen Formular, Postfach, Kalender, Praxissoftware und Zuständigkeit werden strukturiert.
Alltag
Wo in Arztpraxen Zeit verloren geht
Zeit geht dort verloren, wo Anmeldung, Telefon und E-Mail gleichzeitig offen sind. Nützlich wird Automatisierung, wenn fehlende Angaben sichtbar werden, bevor jemand nachfragt.
Fehlende Unterlagen fallen zu spät auf
Befunde, Überweisungen oder Formulare werden erst kurz vor dem Termin nachgefordert.
Rückrufe bleiben unsortiert
Anliegen, Dringlichkeit und Rückrufweg sind nicht an einer Stelle vollständig erfasst.
Übergaben laufen mündlich
Informationen wechseln zwischen Anmeldung, Behandlung und Abrechnung, ohne nachvollziehbaren Status.
Beispiel
So könnte ein konkreter Ablauf aussehen
Tertia ordnet Formular, E-Mail oder Rückruf und bereitet den nächsten Schritt vor. Medizinische Fragen werden an das Praxisteam übergeben.
-
AUSGANGSLAGE
Eine Termin- oder Rückrufanfrage kommt per Formular oder E-Mail herein. Wichtige organisatorische Angaben fehlen.
-
MIT TERTIA
Das System ordnet das Anliegen ein, prüft benötigte Angaben und bereitet eine gezielte Rückfrage oder Übergabe vor.
-
ERGEBNIS
Das Team arbeitet mit einer prüfbaren Liste statt mit verstreuten Nachrichten und wechselt seltener zwischen Kanälen.
-
GRENZE
Medizinische Bewertung, Dringlichkeit und fachliche Entscheidung bleiben vollständig beim Praxisteam.
Systeme
Was wir konkret bauen
Wir bauen keine Behandlungslogik: Das System sammelt Angaben, markiert Lücken und übergibt den Vorgang; medizinische Bewertung bleibt beim Praxisteam.
Eingänge und Anliegenarten
Welche Telefonnotizen, E-Mails, Formulare und Dokumente organisatorisch einlaufen.
Benötigte organisatorische Angaben
Welche Daten für Terminwünsche, Rückrufe, Unterlagen oder Übergaben fehlen.
Zuständigkeit und Übergabe
Wie Vorgänge an Anmeldung, Behandlung, Abrechnung oder eine verantwortliche Person übergeben werden.
Praxisvorlagen, Tests und Pflege
Welche organisatorischen Antworten erlaubt sind, wie reale Fälle getestet werden und wer Regeln aktualisiert.
Startklarheit
Was vor dem Start klar sein muss
Vor dem Start zählen wenige Entscheidungen: welche Eingänge gelten, wer Ausnahmen prüft und wer Vorlagen pflegt. Medizinische und dringende Fälle brauchen eine feste Freigabe.
Eingänge und Datenquellen
Welche Anfragen, Dokumente, Systeme und Kommunikationswege sind relevant?
Ausnahmen und Freigabe
Wer prüft sensible, teure, dringende oder fachlich unsichere Fälle?
Vorbereitung und Entscheidung
Wo endet organisatorische Vorbereitung und wo beginnt fachliche Verantwortung?
Pflege und Verantwortung
Wer aktualisiert Regeln, Vorlagen, Zugänge und Zuständigkeiten nach dem Start?
Vorgehen
So läuft die Bestandsaufnahme ab
Ein echter Praxisvorgang reicht: Wir prüfen, ob aus Termin-, Rückruf- oder Unterlagenanfrage ein klarer nächster Schritt wird.
- I
Echter Ablauf
Die Praxis zeigt einen realen organisatorischen Ablauf, etwa eine Termin-, Rückruf- oder Unterlagenanfrage.
- II
Ablauf und Grenzen prüfen
Wir prüfen Eingänge, Daten, Wiederholung, Ausnahmen und menschliche Freigaben.
- III
Klare Einschätzung
Die Praxis erhält eine Empfehlung: bauen, vereinfachen oder besser nicht automatisieren.
- IV
Kleiner Projektschnitt
Nur wenn der Ablauf geeignet ist, folgt ein klar abgegrenztes Festpreisprojekt.
Ein guter Start ist kein großes KI-Projekt, sondern ein Praxisvorgang, der jeden Tag Arbeit auslöst.
Welcher Vorgang soll zuerst geprüft werden?
Praxisvorgang prüfenFAQ
Häufige Fragen: Arztpraxen
01 Welche Praxisabläufe eignen sich als erster Start?
Ein guter Start ist organisatorisch: Terminwünsche, Rückrufbitten, Unterlagencheck oder Standardinformationen. Sobald medizinische Bewertung nötig wird, endet der Automatisierungsbereich.
02 Kann ein System Termine koordinieren?
Es kann Terminwünsche aufnehmen, fehlende Angaben prüfen und je nach Ablauf Kalenderoptionen vorbereiten. Verbindliche Buchung und medizinische Dringlichkeit bleiben bei Praxisregeln und Team.
03 Dürfen Gesundheitsdaten verarbeitet werden?
Nur nach technischer und organisatorischer Prüfung: Datenarten, Anbieter, Speicherorte, Zugriffe, Aufbewahrung und Freigaben. Für verbindliche Datenschutzbewertung braucht es Datenschutzbeauftragte oder Rechtsberatung.
04 Kann das System medizinische Fragen beantworten?
Nein. Das System kann organisatorische Anliegen erkennen und medizinisch klingende Inhalte an Menschen übergeben. Die Bewertung bleibt beim Praxisteam.
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