Mieteranfragen kommen ungeordnet an
Mail, Telefonnotiz und Formular starten denselben Vorgang ohne gemeinsame Struktur.
Automatisierung für Hausverwaltungen.
Wir bauen Systeme, die Mieteranfragen, Objektinformationen, Dokumente und Dienstleisterkommunikation in Hausverwaltungen besser vorsortieren und nachvollziehbar machen.
Lösungen
Typische Lösungen für Hausverwaltungen
In Hausverwaltungen zählt, ob Objekt, Mieteranliegen und nächster Schritt zusammenkommen. Aus Mail, Telefonnotiz und Schadensfoto wird ein prüfbarer Vorgang.
01
Telefondienst
Mieteranliegen werden aufgenommen, eingeordnet und mit den nötigen Angaben übergeben.
02Dokumentenverarbeitung
Rechnungen, Protokolle, Schadensfotos und Vorgangsunterlagen werden einheitlicher abgelegt.
03Prozess-Automatisierung
Meldung, Objektbezug, Dienstleisterstatus und Freigabe werden sauberer verbunden.
04Wissensassistent
Objektunterlagen, Dienstleisterregeln und interne Vorgaben werden schneller auffindbar.
Alltag
Wo in Hausverwaltungen Zeit verloren geht
Zeit geht verloren, wenn Objekt, Einheit, Dienstleister und Unterlagen erst zusammengesucht werden. Nützlich wird Automatisierung, wenn fehlende Angaben sichtbar werden, bevor ein Vorgang weiterläuft.
Objektbezug fehlt
Einheit, Mieter, Adresse oder Vorgangsnummer müssen aus alten Nachrichten rekonstruiert werden.
Dienstleister fragen nach
Fotos, Zugang, Kontaktweg oder Schadensdetails fehlen in der Übergabe.
Status hängt an Personen
Wiedervorlagen und Eigentümerinfos liegen nicht nachvollziehbar am Vorgang.
Beispiel
So könnte ein konkreter Ablauf aussehen
Tertia ordnet Mieteranfrage, Objektbezug und Anhänge und bereitet die Übergabe vor. Kostenfreigabe, rechtliche Einordnung und Beauftragung bleiben bei der Verwaltung.
-
AUSGANGSLAGE
Eine Schadensmeldung kommt mit Fotos, aber ohne vollständige Objektangaben herein.
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MIT TERTIA
Das System ordnet Schadensart, Objektbezug und fehlende Angaben und bereitet eine Rückfrage oder Dienstleisterübergabe vor.
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ERGEBNIS
Die Verwaltung sieht einen prüfbaren Vorgang statt verstreuter Nachrichten und Anhänge.
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GRENZE
Kosten, Beauftragung, rechtliche Bewertung und Eigentümerkommunikation bleiben beim Team.
Systeme
Was wir konkret bauen
Wir bauen keine neue Verwaltungssoftware: Objektbezug, Angaben und Lücken werden vorbereitet; Kostenfreigabe und Beauftragung bleiben bei der Verwaltung.
Mieteranliegen und Objektbezug
Welche Adresse, Einheit, Person und Vorgangsart eine Anfrage eindeutig machen.
Schadenangaben und Unterlagen
Welche Fotos, Rechnungen, Zugangsdaten oder Schadendetails vor Übergabe fehlen.
Dienstleister, Status und Übergabe
Wann Sachbearbeitung, Dienstleister, Buchhaltung oder Eigentümerkommunikation übernehmen.
Objektvorlagen, Tests und Pflege
Welche Antworten erlaubt sind, wie echte Schäden getestet werden und wer Objektregeln pflegt.
Startklarheit
Was vor dem Start klar sein muss
Vor dem Start zählen wenige Entscheidungen: welche Objektstruktur gilt, wer Kosten freigibt und welche Angaben vor der Dienstleisterübergabe Pflicht sind.
Eingänge und Datenquellen
Welche Anfragen, Dokumente, Systeme und Kommunikationswege sind relevant?
Ausnahmen und Freigabe
Wer prüft sensible, teure, dringende oder fachlich unsichere Fälle?
Vorbereitung und Entscheidung
Wo endet organisatorische Vorbereitung und wo beginnt fachliche Verantwortung?
Pflege und Verantwortung
Wer aktualisiert Regeln, Vorlagen, Zugänge und Zuständigkeiten nach dem Start?
Vorgehen
So läuft die Bestandsaufnahme ab
Ein echter Verwaltungsvorgang reicht: Wir prüfen, ob aus Mieteranfrage, Schadensmeldung oder Dienstleisterübergabe ein klarer nächster Schritt wird.
- I
Echter Ablauf
Die Hausverwaltung zeigt einen realen Vorgang, etwa eine Mieteranfrage, Schadensmeldung oder Dienstleisterübergabe.
- II
Ablauf und Grenzen prüfen
Wir prüfen Eingänge, Daten, Wiederholung, Ausnahmen und menschliche Freigaben.
- III
Klare Einschätzung
Die Verwaltung erhält eine Empfehlung: bauen, vereinfachen oder besser nicht automatisieren.
- IV
Kleiner Projektschnitt
Nur wenn der Ablauf geeignet ist, folgt ein klar abgegrenztes Festpreisprojekt.
Ein guter Start ist kein Verwaltungs-Großprojekt, sondern ein Vorgang, der jede Woche Rückfragen auslöst.
Welcher Vorgang soll zuerst geprüft werden?
Verwaltungsvorgang prüfenFAQ
Häufige Fragen: Hausverwaltungen
01 Welche Verwaltungsvorgänge eignen sich als erster Start?
Geeignet sind wiederkehrende organisatorische Vorgänge: Mieteranfragen, Schadensmeldungen, Rechnungen, Dienstleisterübergaben oder Statuslisten.
02 Kann ein System Mieteranfragen beantworten?
Es kann organisatorische Antworten oder Rückfragen vorbereiten. Kostenfreigaben, rechtliche Einschätzung und Eigentümerkommunikation bleiben bei der Verwaltung.
03 Kann Tertia Dienstleisterübergaben vorbereiten?
Ja, wenn Objekt, Schaden, Zugang, Fotos und Kontaktweg sauber erfasst werden. Unklare oder teure Fälle werden zur Prüfung markiert.
04 Was ist bei Mieter- und Objektdaten zu beachten?
Vor Umsetzung prüfen wir Datenarten, Rollen, Zugriffe, Anbieter und Speicherorte. Eine verbindliche Datenschutzbewertung gehört zu Datenschutzbeauftragten oder Rechtsberatung.
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