Mandantenmails bleiben unsortiert
Belege, Rückfragen und Fristthemen kommen über mehrere Kanäle rein.
Automatisierung für Steuerkanzleien.
Wir bauen Systeme für Kanzleien, die Mandantenkommunikation, Belegflüsse, Fristen und interne Vorarbeit strukturieren, ohne steuerliche Verantwortung an KI abzugeben.
Lösungen
Typische Lösungen für Steuerkanzleien
In Steuerkanzleien zählt, ob Mandant, Unterlagenstatus und nächster Schritt zusammenliegen. Aus Mail, Beleg und Checkliste wird ein prüfbarer Kanzleivorgang.
01
Dokumentenverarbeitung
Belege, Unterlagen und Nachforderungen werden vorbereitet, ohne fachliche Prüfung zu ersetzen.
02E-Mail-Vorsortierung
Mandantenmails werden nach Unterlagenart, Fristbezug und Zuständigkeit vorsortiert.
03Wissensassistent
Interne Checklisten, Mandantenregeln und organisatorische Antworten bleiben mit Quelle sichtbar.
04Prozess-Automatisierung
Unterlagenstatus, Fristen, Rückfragen und Übergaben werden nachvollziehbarer gesteuert.
Alltag
Wo in Steuerkanzleien Zeit verloren geht
Zeit geht verloren, wenn Unterlagen, Fristbezug und Zuständigkeit getrennt geprüft werden. Nützlich wird Automatisierung, wenn fehlende Belege sichtbar werden, bevor die Frist drückt.
Unterlagenlücken fallen spät auf
Fehlende Belege oder Angaben werden erst bei der Bearbeitung einzeln nachgefordert.
Fristen brauchen manuelle Kontrolle
Hinweise, Wiedervorlagen und Zuständigkeit sind nicht am Vorgang gebündelt.
Übergaben sind uneinheitlich
Sekretariat, Sachbearbeitung und Berufsträger arbeiten mit unterschiedlichem Kontext.
Beispiel
So könnte ein konkreter Ablauf aussehen
Tertia macht aus Mandantenmail, Belegstatus und Checkliste eine gezielte Rückfrage. Steuerliche Prüfung bleibt vollständig in der Kanzlei.
-
AUSGANGSLAGE
Vor einer Frist fehlen bei mehreren Mandanten noch Belege oder Angaben.
-
MIT TERTIA
Das System gleicht Eingänge mit Checklisten ab und bereitet gezielte Nachforderungen vor.
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ERGEBNIS
Die Kanzlei sieht fehlende Punkte und Rückfrageentwürfe in einem prüfbaren Überblick.
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GRENZE
Fachliche Würdigung, Fristenverantwortung und Mandantenfreigabe bleiben bei der Kanzlei.
Systeme
Was wir konkret bauen
Wir bauen Organisation, nicht Steuerberatung: Unterlagen, Lücken und Rückfragen werden vorbereitet; steuerliche Prüfung bleibt in der Kanzlei.
Mandantenpost und Unterlagenarten
Welche Mails, Belege, Portalhinweise und Checklisten welchem Mandanten zugeordnet werden.
Vollständigkeits- und Fristenlogik
Welche Belege, Stammdaten, Fristsignale und Rückfragen vor Bearbeitung sichtbar sein müssen.
Fachliche Prüfung und Übergabe
Wann Sekretariat, Sachbearbeitung oder Berufsträger übernehmen und freigeben.
Kanzleivorlagen, Tests und Pflege
Welche organisatorischen Antworten erlaubt sind, wie echte Mandantenfälle getestet werden und wer Regeln pflegt.
Startklarheit
Was vor dem Start klar sein muss
Vor dem Start zählen wenige Entscheidungen: welche Quellen gelten, wer fachlich prüft und welche Mandantenantwort nicht automatisch rausgeht.
Eingänge und Datenquellen
Welche Anfragen, Dokumente, Systeme und Kommunikationswege sind relevant?
Ausnahmen und Freigabe
Wer prüft sensible, teure, dringende oder fachlich unsichere Fälle?
Vorbereitung und Entscheidung
Wo endet organisatorische Vorbereitung und wo beginnt fachliche Verantwortung?
Pflege und Verantwortung
Wer aktualisiert Regeln, Vorlagen, Zugänge und Zuständigkeiten nach dem Start?
Vorgehen
So läuft die Bestandsaufnahme ab
Ein echter Kanzleivorgang reicht: Wir prüfen, ob aus Mandantenpost, Beleganforderung oder Unterlagenliste ein klarer nächster Schritt wird.
- I
Echter Ablauf
Die Kanzlei zeigt einen realen organisatorischen Ablauf, etwa Mandantenpost, Beleganforderung oder Unterlagenanforderung.
- II
Ablauf und Grenzen prüfen
Wir prüfen Eingänge, Daten, Wiederholung, Ausnahmen und menschliche Freigaben.
- III
Klare Einschätzung
Die Kanzlei erhält eine Empfehlung: bauen, vereinfachen oder besser nicht automatisieren.
- IV
Kleiner Projektschnitt
Nur wenn der Ablauf geeignet ist, folgt ein klar abgegrenztes Festpreisprojekt.
Ein guter Start ist kein Kanzlei-Großprojekt, sondern ein Unterlagenvorgang, der jeden Tag Arbeit auslöst.
Welcher Kanzleivorgang soll zuerst geprüft werden?
Kanzleivorgang prüfenFAQ
Häufige Fragen: Steuerkanzleien
01 Welche Kanzleiabläufe eignen sich als erster Start?
Geeignet sind organisatorische Abläufe: Belegnachforderungen, E-Mail-Zuordnung, Checklisten, Fristvorbereitung und interne Zusammenfassungen.
02 Kann ein System Mandantenfragen beantworten?
Es kann Entwürfe für organisatorische Standardfragen vorbereiten. Steuerliche Aussagen werden nicht automatisch versendet und bleiben prüfpflichtig.
03 Ist Automatisierung mit DATEV möglich?
Das hängt vom Ablauf, Exporten, Schnittstellen und Zugriffsrechten ab. Wir prüfen vorhandene Wege, bevor Architektur entschieden wird.
04 Wie bleiben Mandantendaten geschützt?
Vor Umsetzung prüfen wir Datenarten, Anbieter, Speicherorte, Zugriffe und Protokollierung. Verbindliche Datenschutzbewertung gehört zu Datenschutzbeauftragten oder Rechtsberatung.
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