Dokumente einordnen und auslesen
Dokumenttypen, relevante Inhalte und wiederkehrende Angaben werden schneller sichtbar.
Dokumente auslesen und vorbereiten, bevor manuelle Prüfung Zeit kostet.
Für Unternehmen, bei denen Belege, Nachweise, Formulare, Verträge oder Anhänge regelmäßig eingehen und manuell geprüft, benannt oder übertragen werden.
Wobei
Wo aus Dokumenten verwertbare Daten werden
Dokumentenverarbeitung lohnt sich, wenn nicht das Dokument selbst schwierig ist, sondern das wiederholte Lesen, Abgleichen und Übertragen danach.
Abweichungen früher erkennen
Fehlende Informationen, schlechte Scans, Vergleichswerte oder widersprüchliche Angaben werden markiert.
Weitere Arbeit vorbereiten
Daten, Zusammenfassungen oder Entwürfe werden so vorbereitet, dass Ihr Team gezielt prüfen kann.
Bausteine
Was wir konkret bauen
Wir bauen keine automatische Freigabe. Wir legen fest, welche Dokumente gelesen werden, welche Werte geprüft werden und was nur als Entwurf weitergeht.
- 01
Dokumenteingang und Formate
Wir klären Kanäle, Dateitypen, Dokumentvarianten und Klassifikation.
- 02
Erkennung, Zusammenfassung und Extraktion
Wir definieren Felder, Inhalte, Zusammenfassungen und Vorschläge aus freigegebenen Daten.
- 03
Prüfregeln, Abgleich und Ausnahmen
Wir bauen Prüfungen gegen Stamm- oder Referenzdaten und Stopps bei Abweichungen.
- 04
Exporte, Entwürfe, Tests und Dokumentation
Je nach Ablauf bereiten wir Entwürfe vor; Prüfung und Versand bleiben freigabepflichtig.
Ablauf
So könnte ein Ablauf aussehen
Der Ablauf zeigt, wo Vorbereitung endet. Abweichungen werden sichtbar, bevor Daten weiterverarbeitet werden.
Ausgangslage
Anhänge kommen per Mail oder Upload. Ihr Team öffnet Dateien, sucht Angaben und überträgt Werte manuell.
Mit Tertia
Die Lösung erkennt den Dokumenttyp, liest definierte Angaben aus, fasst Inhalte zusammen und markiert Abweichungen.
Ergebnis
Ihr Team erhält vorbereitete Daten, Prüfhinweise und je nach Ablauf einen Dokument- oder Rechnungsentwurf.
Grenze
Verbindliche Inhalte, Freigabe und Versand bleiben beim Team.
Passung
Passt besonders zu
Relevant, wenn Dokumente regelmäßig gelesen, verglichen oder übertragen werden, bevor fachliche Arbeit beginnen kann.
Steuerkanzlei
Belege, Bescheide und Mandantenunterlagen kommen wiederkehrend herein und müssen vor der fachlichen Prüfung sauber sortiert sein.
HausverwaltungRechnungen, Protokolle und Schadensunterlagen brauchen Objektbezug, Vorgangsbezug und eine einheitliche Ablage.
Spedition & LogistikFrachtpapiere, Lieferscheine und Nachweise sind oft zeitkritisch. Fehlende Angaben müssen früh auffallen.
HandwerkAngebote, Aufmaße, Rechnungen und Fotos kommen über mehrere Kanäle. Die Vorarbeit spart besonders im Büro Zeit.
Startklarheit
Was vor dem Start klar sein muss
Vor dem Start braucht es keinen perfekten Bestand. Entscheidend ist ein Dokumenttyp mit echten Varianten, Zielsystem und klarer Prüfregel.
Dokumenttyp
Welcher Eingang kommt häufig genug vor und hat erkennbare Felder?
Zielformat
Wohin sollen erkannte Angaben gehen: Liste, Fachsystem, Ablage oder Prüfansicht?
Prüfregeln
Welche Werte werden abgeglichen, vorgeschlagen oder bewusst nur zur Prüfung markiert?
Beispieldokumente
Echte gute und schlechte Beispiele zeigen Varianten, Fehler und Grenzen.
Technik & Vertrauen
Erkennen. Prüfen. Übergeben.
Die Lösung soll Übertragung sparen, nicht Prüfung verstecken. Entscheidend ist, dass unsichere Daten sichtbar bleiben.
- 01
Dokument verstehen
Die Lösung erkennt Format, Typ und relevante Bereiche im Dokument.
- 02
Angaben extrahieren
Sie zieht definierte Felder heraus, fasst Inhalte zusammen und prüft sie gegen Ihre Regeln.
- 03
Vorbereiten oder markieren
Sichere Angaben werden vorbereitet. Unsichere Stellen gehen in die Prüfung.
Technisch geht es häufig um OCR, Extraktion und Validierung. Das System erkennt Inhalte, vergleicht Angaben und stoppt, damit fehlende oder unsichere Daten sichtbar werden.
Nächster Schritt
So starten wir klein
Für den Start reicht ein Dokumenttyp, der häufig genug vorkommt. Gute, schlechte und unvollständige Beispiele zeigen, was sicher vorbereitet werden kann.
Schnellere Ablage hilft nur, wenn falsche Daten nicht leise weiterlaufen.
Welcher Dokumenttyp kommt regelmäßig rein?
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