Wiederkehrende Fragen beantworten
Mitarbeitende erhalten Antworten zu Abläufen, Zuständigkeiten, Regeln, Vorlagen oder internen Informationen, ohne jedes Mal dieselben Personen fragen zu müssen.
Antworten aus Ihrem Wissen, ohne lange Suche.
Für Teams, die Antworten längst besitzen, aber im Alltag nicht schnell genug finden: in Akten, Handbüchern, Richtlinien, Preislisten, Prozessnotizen oder Projektunterlagen.
Wobei
Wo Fragen nicht mehr bei einzelnen Personen landen
Wenn dieselben Fragen immer bei denselben Menschen landen, wird Wissen zum Flaschenhals. Der Assistent holt Antworten aus freigegebenen Akten, Unterlagen und Regeln, nicht aus Zuruf.
Erfahrene Mitarbeitende entlasten
Fragen landen nicht ständig bei einzelnen Wissensträgern. Diese können sich auf Ausnahmen, Entscheidungen und anspruchsvolle Fälle konzentrieren.
Wissen bei Personalwechsel sichern
Dokumentierte Abläufe, Regeln, Vorlagen und Zuständigkeiten bleiben auffindbar, wenn Menschen Rollen wechseln oder ausscheiden.
LIVE-DEMO
Quellenbasierte Antworten live testen.
Die Demo nutzt öffentliche Tertia-Inhalte. Das Prinzip ist dasselbe: erst Quellen finden, dann Antwort formulieren. Intern kommen Akten, Rechte und Pflegeprozesse dazu.
DEMO MIT ÖFFENTLICHEN QUELLEN
Bausteine
Was wir konkret bauen
Ein Wissensassistent ist nur hilfreich, wenn er nicht alles darf. Wir bauen Quellen, Rechte, Antwortlogik und Stopps so, dass Antworten prüfbar bleiben.
- 01
Wissensquellen und Berechtigungen
Wir legen fest, welche Akten, Handbücher, Richtlinien, Vorlagen und Projektunterlagen genutzt werden dürfen.
- 02
Suche und Antwortlogik
Wir definieren, wie Fragen eingeordnet, Inhalte gefunden und Antworten vorbereitet werden.
- 03
Quellenbezug, Unsicherheit und Übergabe
Wir legen fest, wann Antworten belegt, gestoppt oder an verantwortliche Personen übergeben werden.
- 04
Tests, Pflege und Dokumentation
Wir testen typische Fragen, prüfen Fehler und übergeben Pflege und Betrieb dokumentiert.
Ablauf
So könnte ein Ablauf aussehen
Der Ablauf zeigt einen typischen Sonderfall: Antworten entstehen nur aus freigegebenen Quellen. Wenn diese nicht tragen, stoppt der Assistent.
Ausgangslage
Eine Mitarbeiterin fragt, wie ein bestimmter Sonderfall freigegeben oder bearbeitet werden soll.
Mit Tertia
Der Wissensassistent durchsucht ausschließlich die dafür freigegebenen Richtlinien, Akten, Prozessnotizen und Vorlagen.
Ergebnis
Er gibt eine kurze Antwort und verweist auf die verwendete Quelle oder den passenden Abschnitt.
Grenze
Sind Quellen widersprüchlich, veraltet oder nicht vorhanden, gibt er keine gesicherte Antwort und übergibt an eine verantwortliche Person.
Passung
Passt besonders zu
Passt dort, wo Wissen nicht in einem Kopf bleiben darf: Akten, Vorlagen, Vorgaben und alte Fälle müssen schnell wiedergefunden werden.
Steuerkanzlei
Kanzleiwissen liegt oft in Checklisten, Mandantenordnern und Portalnotizen. Ein Assistent macht Quellen schneller auffindbar.
AnwaltskanzleiFür Fristen, Vertragsmuster und interne Vorgaben zählt Nachvollziehbarkeit. Antworten brauchen deshalb immer eine Quelle.
HausverwaltungObjektwissen, Beschlüsse, Dienstleisterregeln und alte Vorgänge müssen im Alltag schnell zusammengeführt werden.
HandwerkAb etwa dreißig Mitarbeitenden wird Erfahrungswissen zum Engpass: Materialregeln, Angebote, Baustellenhistorie und Zuständigkeiten.
Startklarheit
Was vor dem Start klar sein muss
Vor dem Start geht es nicht um möglichst viele Dateien. Entscheidend ist, welche Quelle gilt und wer bei Unsicherheit entscheidet.
Klarer Wissensbereich
Welches Thema oder welcher Prozess soll zuerst abgedeckt werden?
Verbindliche und aktuelle Quellen
Welche Akten, Handbücher, Richtlinien oder Vorlagen gelten als belastbare Grundlage?
Zugriffe und Berechtigungen
Wer darf welche Quellen und Antworten sehen?
Pflege und Verantwortung
Wer aktualisiert Inhalte und übernimmt widersprüchliche oder unklare Fälle?
Technik & Vertrauen
Quellenbasiert. Mit nachvollziehbaren Antworten.
Vertrauen entsteht nicht durch flüssige Antworten. Vertrauen entsteht, wenn Quelle, Rechte und Stoppregel sichtbar bleiben.
- 01
Frage einordnen
Der Assistent erkennt, wonach gesucht wird und welcher Wissensbereich relevant ist.
- 02
Freigegebene Quellen durchsuchen
Er sucht ausschließlich in dafür vorgesehenen Akten, Handbüchern, Richtlinien, Vorlagen oder anderen Wissensquellen.
- 03
Antwort belegen oder stoppen
Er formuliert eine Antwort mit Quellenbezug. Fehlt eine belastbare Grundlage, gibt er keine gesicherte Aussage aus.
Technisch wird das häufig mit RAG - Retrieval-Augmented Generation - umgesetzt. Praktisch zählt: Keine belastbare Quelle, keine gesicherte Antwort. Rechte, Pflege und Stopps legen fest, was der Assistent sehen darf und wann er stoppt.
Nächster Schritt
So starten wir klein
Wir starten nicht mit einem großen Wissensprojekt. Echte Rückfragen, gültige Quellen und zuständige Personen zeigen, womit wir klein anfangen können.
Auffindbares Wissen heißt: Ihr Team verliert weniger Zeit mit denselben Rückfragen.
Welcher Wissensbereich eignet sich für den ersten Schritt?
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